Documentos que debe conservar

El sistema sencillo

1. Una carpeta en su teléfono (un álbum de fotos o una carpeta en la nube) con el año como nombre. Fotografíe cada documento el día que lo recibe.
2. Un sobre físico en casa para los originales.
3. Una persona de confianza que sepa dónde están ambos.
4. Respalde la carpeta del teléfono una vez al mes en un segundo lugar (la nube o el teléfono de un familiar).

Las fotos bastan para casi todo; los originales se necesitan rara vez y le diremos cuándo.

Trabajo

• Una nota diaria de horas: entrada, salida, descansos, en una aplicación de calendario, un cuaderno o un mensaje a usted mismo. Este solo hábito gana reclamaciones salariales.
• Talones de pago, depósitos bancarios, fotos de sobres de efectivo con fecha y monto.
• Cualquier oferta, contrato, horario o política por escrito.
• Mensajes con el empleador sobre pago, horas, seguridad o permisos: capturas de pantalla con la fecha visible.
• El nombre legal y la dirección del negocio, el nombre del dueño o gerente, una foto de la licencia o del local.
• Fotos de condiciones inseguras, con fechas; nombres de compañeros que las vieron.
• Para una lesión: la fecha en que la informó, el formulario DWC-1, expedientes médicos.

Vivienda

• El contrato y cada anexo.
• Comprobante de cada pago de renta (recibos, registros bancarios, talones de giros).
• Cada aviso recibido, por ambos lados, con el sobre.
• Solicitudes de reparación y fotos de las condiciones, con fecha.
• Fotos de cada habitación al entrar y al salir.
• Todos los mensajes con el arrendador o el administrador.

Dinero y facturas

• Facturas de servicios y cualquier aviso de corte.
• Facturas médicas, desgloses y solicitudes de asistencia financiera.
• Pólizas de seguro — vida, salud, auto, inquilino, repatriación — y el número de contacto para reclamos.
• Cartas de aprobación de beneficios (Medi-Cal, CalFresh, WIC) y fechas de renovación.

Familia

• Documentos de identidad de cada miembro de la familia, fotografiados, con copias guardadas aparte de los originales.
• Actas de nacimiento, matrimonio y defunción.
• Expedientes escolares y médicos de los hijos.
• Contactos de emergencia, incluidos la asociación de la familia y el consulado.
• Deseos: preferencias de entierro o repatriación, y dónde está la póliza de seguro. Una nota de una página ahorra a una familia días de angustia.

Estafas y fraudes

• Capturas de pantalla de cada mensaje, perfil y pago sospechoso.
• ID de transacciones, fechas, montos.
• Números de reporte de la FTC, IC3, la policía o el banco.

Lo que nunca debe hacer con los documentos

• Entregar documentos de identidad originales a un empleador, reclutador o arrendador para que los «guarde». Muéstrelos; no los entregue.
• Enviar copias de identificación o datos bancarios a alguien que lo contactó primero.
• Guardar la única copia de algo en un solo teléfono.

Cómo ayuda la Fundación

• Montar el sistema con usted en quince minutos.
• Revisar lo que tiene antes de una reclamación, una audiencia, una solicitud o una fecha judicial.
• Orientación para guardar con seguridad en familias que comparten teléfonos o vivienda.