Documents à conserver

Le système simple

1. Un dossier sur votre téléphone (un album photo ou un dossier cloud) nommé avec l'année. Photographiez chaque document le jour où vous le recevez.
2. Une enveloppe physique à la maison pour les originaux.
3. Une personne de confiance qui sait où sont les deux.
4. Sauvegardez le dossier du téléphone une fois par mois à un second endroit (le cloud ou le téléphone d'un proche).

Les photos suffisent pour presque tout ; les originaux sont rarement nécessaires et nous vous dirons quand.

Travail

• Une note quotidienne des heures : début, fin, pauses, dans une application calendrier, un carnet ou un SMS à vous-même. Cette seule habitude gagne les réclamations salariales.
• Fiches de paie, dépôts bancaires, photos des enveloppes d'espèces avec la date et le montant.
• Toute offre, tout contrat, planning ou règlement écrit.
• Les messages avec l'employeur sur la paie, les heures, la sécurité ou les congés : captures d'écran avec la date visible.
• Le nom légal et l'adresse de l'entreprise, le nom du propriétaire ou du gérant, une photo de la licence ou de la devanture.
• Des photos des conditions dangereuses, datées ; les noms des collègues qui les ont vues.
• Pour une blessure : la date du signalement, le formulaire DWC-1, les dossiers médicaux.

Logement

• Le bail et chaque avenant.
• La preuve de chaque paiement de loyer (reçus, relevés bancaires, talons de mandats).
• Chaque avis reçu, recto verso, avec l'enveloppe.
• Les demandes de réparation et les photos de l'état des lieux, datées.
• Des photos de chaque pièce à l'entrée et à la sortie.
• Tous les messages avec le propriétaire ou le gestionnaire.

Argent et factures

• Les factures de services et tout avis de coupure.
• Les factures médicales, les relevés détaillés et les demandes d'aide financière.
• Les polices d'assurance — vie, santé, auto, locataire, rapatriement — et le numéro de contact pour les sinistres.
• Les lettres d'approbation de prestations (Medi-Cal, CalFresh, WIC) et les dates de renouvellement.

Famille

• Les pièces d'identité de chaque membre de la famille, photographiées, avec des copies gardées séparément des originaux.
• Les actes de naissance, de mariage et de décès.
• Les dossiers scolaires et médicaux des enfants.
• Les contacts d'urgence, y compris l'association de la famille et le consulat.
• Les volontés : préférences d'inhumation ou de rapatriement, et où se trouve la police d'assurance. Une note d'une page épargne à une famille des jours d'angoisse.

Arnaques et fraudes

• Des captures d'écran de chaque message, profil et paiement suspects.
• Identifiants de transaction, dates, montants.
• Les numéros de rapport de la FTC, de l'IC3, de la police ou de la banque.

Ce qu'il ne faut jamais faire avec des documents

• Remettre des pièces d'identité originales à un employeur, un recruteur ou un propriétaire pour qu'il les « garde ». Montrez-les ; ne les cédez pas.
• Envoyer des copies de pièce d'identité ou de coordonnées bancaires à quelqu'un qui vous a contacté en premier.
• Garder l'unique copie de quoi que ce soit sur un seul téléphone.

Comment la Fondation aide

• Mettre en place le système avec vous en quinze minutes.
• Passer en revue ce que vous avez avant une réclamation, une audience, une demande ou une date de tribunal.
• Des conseils de conservation sûre pour les familles qui partagent des téléphones ou un logement.